Contrato de encargo del tratamiento

Este contrato regula el tratamiento de los datos personales de los miembros del club en Book & Row conforme al artículo 28 del RGPD. Las partes son el club que utiliza el servicio (responsable del tratamiento) y Softeo Aleksander Rakucki, número fiscal (NIP) 5242947071, dirección postal: ul. Laurowa 35/5, 03-197 Warszawa (encargado del tratamiento, «nosotros»).

§ 1. Celebración y duración

El club celebra este contrato junto con el contrato de uso del servicio y confirma su aceptación por vía electrónica, por ejemplo mediante un mensaje de las personas autorizadas para representarlo.

El contrato está vigente mientras lo esté el contrato de uso del servicio. En materia de datos personales prevalece sobre los términos del servicio.

§ 2. Objeto y alcance

Tratamos los datos únicamente para prestar al club el servicio Book & Row: los almacenamos y organizamos, los ponemos a disposición de las personas del club según sus roles, enviamos notificaciones y los suprimimos.

Afecta a las personas que el club invita al servicio: deportistas, incluidos menores, entrenadores y responsables del club.

Tipos de datos:

• datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, foto;
• datos de perfil, entre ellos año de nacimiento, sexo, estatura, peso y preferencias de remo;
• datos de actividad en el club: entrenamientos, salidas, inscripciones, resultados, planes, avisos, partes de averías y notas;
• datos de cuotas: importes, vencimientos y estado de pago;
• datos técnicos: días de uso del servicio, suscripciones a notificaciones push, dirección IP y registros.

El servicio no está destinado a categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD), como los datos de salud. El club no los introduce en el servicio, tampoco en los campos de texto libre.

También utilizamos los datos técnicos para fines propios: mantener, proteger y desarrollar el servicio. En esa medida somos responsables de su tratamiento.

§ 3. Nuestras obligaciones

Tratamos los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del club. Son instrucciones este contrato, los términos del servicio y las acciones que realizan en el servicio las personas autorizadas por el club. Si una instrucción infringiera la ley, se lo comunicamos al club.

Además:

• solo tienen acceso a los datos las personas que hemos autorizado y que están sujetas a confidencialidad;
• aplicamos las medidas de seguridad exigidas por el artículo 32 del RGPD, entre ellas conexión cifrada, contraseñas guardadas como hash irreversible, separación de los datos de cada club, acceso según el rol y copias de seguridad;
• ayudamos al club a responder a las solicitudes de los interesados y a cumplir sus obligaciones de los artículos 32 a 36 del RGPD, en la medida en que lo permita la naturaleza del servicio;
• facilitamos al club la información necesaria para demostrar que cumplimos este contrato.

§ 4. Subencargados

El club acepta que recurramos a subencargados del tratamiento. Actualmente es un proveedor de alojamiento con sede en Polonia, que mantiene el servidor, la base de datos, los archivos y el correo saliente. Facilitamos su nombre a petición del club.

Les imponemos obligaciones de protección de datos no menos estrictas que las de este contrato y respondemos de sus actos como de los nuestros.

Informamos al club de la incorporación o sustitución prevista de un subencargado con al menos 14 días de antelación. El club puede oponerse dejando de usar el servicio.

Los datos se almacenan en el Espacio Económico Europeo. Las notificaciones push llegan al dispositivo a través del servicio push del navegador elegido por el usuario. Su contenido está cifrado y el proveedor del navegador no puede leerlo.

§ 5. Violaciones de seguridad

Notificamos al club cualquier violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida tras tener conocimiento de ella y le facilitamos la información que necesita para comunicarla a la autoridad de control.

§ 6. Auditorías

El club puede comprobar que cumplimos este contrato. En primer lugar respondemos a sus preguntas por escrito. Es posible una auditoría presencial con un preaviso mínimo de 14 días y no más de una vez al año, salvo que se haya producido una violación. El coste de la auditoría corre a cargo del club.

§ 7. Fin del tratamiento

Al terminar el contrato suprimimos los datos del club sin dilación indebida. De las copias de seguridad desaparecen a medida que estas se sobrescriben.

Si el club lo solicita antes de que termine el contrato, primero le entregamos sus datos en un formato electrónico de uso común.

§ 8. Obligaciones del club

El club es responsable de contar con una base jurídica para tratar los datos que introduce, de informar a sus miembros de que sus datos se tratan en el servicio y de obtener el consentimiento de los tutores legales cuando sea necesario.

Respondemos de los daños conforme al artículo 82 del RGPD, es decir, solo cuando no hayamos cumplido las obligaciones que nos imponen el RGPD o este contrato, o hayamos actuado al margen o en contra de las instrucciones del club.

§ 9. Cambios y ley aplicable

Anunciamos los cambios de este contrato con al menos 14 días de antelación. El club que no los acepte puede dejar de usar el servicio en ese plazo.

En lo no previsto se aplican el RGPD y la legislación polaca.

Los asuntos relativos a este contrato pueden enviarse a hello@softeo.dev.