Contrat de sous-traitance des données

Ce contrat encadre le traitement des données personnelles des membres du club dans Book & Row, conformément à l’article 28 du RGPD. Les parties sont le club qui utilise le service (responsable du traitement) et Softeo Aleksander Rakucki, numéro fiscal (NIP) 5242947071, adresse postale : ul. Laurowa 35/5, 03-197 Warszawa (sous-traitant, « nous »).

§ 1. Conclusion et durée

Le club conclut ce contrat en même temps que le contrat d’utilisation du service et en confirme l’acceptation par voie électronique, par exemple par un message des personnes habilitées à le représenter.

Le contrat s’applique aussi longtemps que le contrat d’utilisation du service. En matière de données personnelles, il prévaut sur les conditions d’utilisation.

§ 2. Objet et étendue

Nous traitons les données uniquement pour fournir au club le service Book & Row : nous les conservons et les organisons, les rendons accessibles aux personnes du club selon leurs rôles, envoyons des notifications et supprimons les données.

Cela concerne les personnes que le club invite dans le service : sportifs, y compris mineurs, entraîneurs et responsables du club.

Types de données :

• données d’identification et de contact : nom et prénom, adresse e-mail, téléphone, photo ;
• données de profil, notamment année de naissance, sexe, taille, poids et préférences d’aviron ;
• données d’activité dans le club : entraînements, sorties, inscriptions, résultats, plans, annonces, signalements de pannes et notes ;
• données de cotisations : montants, échéances et état des paiements ;
• données techniques : jours d’utilisation du service, abonnements aux notifications push, adresse IP et journaux.

Le service n’est pas destiné aux catégories particulières de données (article 9 du RGPD), comme les données de santé. Le club ne les saisit pas dans le service, y compris dans les champs de texte libre.

Nous utilisons aussi les données techniques pour nos propres besoins : exploiter, sécuriser et développer le service. Dans cette mesure, nous en sommes responsables du traitement.

§ 3. Nos obligations

Nous traitons les données uniquement sur instruction documentée du club. Constituent des instructions ce contrat, les conditions d’utilisation et les actions effectuées dans le service par les personnes habilitées par le club. Si une instruction enfreignait la loi, nous en informons le club.

En outre :

• seules les personnes que nous avons autorisées et qui sont tenues à la confidentialité ont accès aux données ;
• nous appliquons les mesures de sécurité exigées par l’article 32 du RGPD, notamment une connexion chiffrée, des mots de passe stockés sous forme de hachage irréversible, la séparation des données de chaque club, un accès selon le rôle et des sauvegardes ;
• nous aidons le club à répondre aux demandes des personnes concernées et à remplir ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD, dans la mesure où la nature du service le permet ;
• nous fournissons au club les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons ce contrat.

§ 4. Sous-traitants ultérieurs

Le club accepte que nous fassions appel à des sous-traitants ultérieurs. Il s’agit actuellement d’un hébergeur établi en Pologne, qui assure le serveur, la base de données, les fichiers et l’envoi des e-mails. Nous communiquons son nom à la demande du club.

Nous leur imposons des obligations de protection des données au moins aussi strictes que celles de ce contrat et répondons de leurs actes comme des nôtres.

Nous informons le club de tout ajout ou remplacement prévu d’un sous-traitant ultérieur au moins 14 jours à l’avance. Le club peut s’y opposer en cessant d’utiliser le service.

Les données sont stockées dans l’Espace économique européen. Les notifications push parviennent à l’appareil via le service push du navigateur choisi par l’utilisateur. Leur contenu est chiffré et le fournisseur du navigateur ne peut pas le lire.

§ 5. Violations de données

Nous notifions au club toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et lui transmettons les informations dont il a besoin pour la notifier à l’autorité de contrôle.

§ 6. Audits

Le club peut vérifier que nous respectons ce contrat. Nous répondons d’abord à ses questions par écrit. Un audit sur place est possible moyennant un préavis d’au moins 14 jours et au plus une fois par an, sauf en cas de violation. Les frais de l’audit sont à la charge du club.

§ 7. Fin du traitement

À la fin du contrat, nous supprimons les données du club dans les meilleurs délais. Elles disparaissent des sauvegardes au fil de leur remplacement.

Si le club le demande avant la fin du contrat, nous lui remettons d’abord ses données dans un format électronique couramment utilisé.

§ 8. Obligations du club

Le club est responsable de disposer d’une base juridique pour traiter les données qu’il saisit, d’informer ses membres que leurs données sont traitées dans le service et d’obtenir le consentement des représentants légaux lorsqu’il est requis.

Nous répondons des dommages selon l’article 82 du RGPD, c’est-à-dire uniquement si nous n’avons pas respecté les obligations que nous imposent le RGPD ou ce contrat, ou si nous avons agi en dehors des instructions du club ou contrairement à celles-ci.

§ 9. Modifications et droit applicable

Nous annonçons toute modification de ce contrat au moins 14 jours à l’avance. Un club qui ne l’accepte pas peut cesser d’utiliser le service dans ce délai.

Pour tout ce qui n’est pas prévu ici, le RGPD et le droit polonais s’appliquent.

Les questions relatives à ce contrat peuvent être adressées à hello@softeo.dev.